Mitä on digitaalinen kirjanpito?

Kirjanpito

Uuden yrityksen ensimmäisiä toimenpiteitä on kirjanpitoasioiden järjestäminen. Jos olet kevytyrittäjä, hoitaa laskutuspalvelu kirjanpidon puolestasi – sinun tarvitsee vain valokuvata tai skannata kaikki tositteet, ja lähettää myyntilaskut laskutuspalvelun kautta. Laskutuspalvelu ottaa palvelumaksunsa suoraan asiakkaiden maksamista laskuista. 

Toiminimiyritykselle riittää yhdenkertainen kirjanpito, ja jos aikaa ja osaamista riittää, voi yrittäjä hoitaa kirjanpitonsa itse. Toiminnan kasvaessa aikaa ei välttämättä riitä kirjanpidolle, ja tärkeät verovähennykset voivat jäädä tekemättä. Poistojen, tappioiden ja katteiden laskeminen on vaikeaa, joten taloushallintopalvelut kannattaa ulkoistaa viimeistään siinä vaiheessa, kun asiakkaiden ja tilausten määrä kasvaa.

Muiden kuin toiminimiyritysten tulee harjoittaa kahdenkertaista kirjanpitoa, minkä opetteleminen on melkoinen työsarka. Tilitoimiston tarjoama apu tulee tarpeeseen. Enää pitää päättää, valitako paperinen, sähköinen vaiko digitaalinen tilitoimistopalvelu. 

Paperinen, sähköinen vai digitaalinen kirjanpito?

Paperinen kirjanpito on se perinteisin tapa hoitaa kirjanpito. Tämä tarkoittaa monia työtunteja sekä yrittäjälle että kirjanpitäjälle. Yrittäjän on kerättävä kansioon kaikki kuukauden aikana saapuneet laskut, kauppakuitit ja kopiot omista myyntilaskuistaan. Paperipinkka pitää toimittaa kerran kuukaudessa tilitoimistolle, joko henkilökohtaisesti tai postitse. Kirjanpitäjä naputtelee kaikki tiedot tietokoneelleen ja toimittaa tarvittavat loppusummat Verohallinnolle.  

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa periaatteessa samaa kuin verkkolaskutus, jolloin kirjanpitäjä ei tarvitse kopiota myyntilaskuista. Myyntilaskut tallentuvat suoraan kirjanpitäjän taloushallinto-ohjelmaan, mikä helpottaa urakkaa ainakin sellaisessa tapauksessa, missä yritykseltä lähtee lukuisa myyntilaskuja kuukaudessa. Verkkolaskutus mahdollistaa myös laskujen vastaanottamisen sähköisessä muodossa, jolloin niitä ei tarvitse erikseen naputella ohjelmistoihin. 

Digitaalinen kirjanpito on kaikista helpoin, nopein ja vähemmän virheitä aiheuttava vaihtoehto. Kaikki tilitoimistot eivät vielä tarjoa digitaalisia tilitoimistopalveluita, mutta voit valita digitaalisen tilitoimiston mistä päin Suomea tahansa. Sinun ei tarvitse toimittaa tai postittaa mitään tositteita, vaan voit lähettää kaiken sähköisesti. Ne kuitit ja laskut, mitkä sinulla on paperisina, voit valokuvata tai skannata, ja tallentaa sitten sinun ja kirjanpitäjäsi yhdessä käyttämään ohjelmaan.

Digitaalinen kirjanpito säästää aikaa

Kun kaikki tapahtuu verkossa, sinun ei tarvitse tulostaa ja järjestellä papereita ja ajalla ympäriinsä niitä toimittamassa. Voit käyttää paperin pyörittämiseen, ajamiseen ja parkkipaikan etsimiseen säästyneen ajan varsinaiseen liiketoimintaasi, tai vaikka jaksamisen kannalta äärimmäisen tärkeään palautumiseen. Voit lähettää sähköisiä dokumentteja mihin vuorokauden aikaan tahansa, eli tilitoimiston aukioloajat eivät säätele ajankäyttöäsi.

Sinä ja kirjanpitäjäsi pääsette yrityksen taloustietoihin joko verkkopalvelussa tai mobiilisovelluksessa. Kaikista näppärintä on ostaa taloushallinnon ohjelmisto pilvipalveluna, sillä silloin koko kirjanpitoaineisto kulkee aina mukanasi, ja voit päivittää sitä tai lähettää esimerkiksi matkalaskuja missä tahansa. Taloushallinto-ohjelman tunnusluvut päivittyvät reaaliaikaisesti, eli kaikki sinun tai kirjanpitäjäsi sinne syöttämät luvut näkyvät heti. 

Riippuu tapauksesta, kuinka paljon sinulta ja kirjanpitäjältäsi säästyy aikaa digitaalisen taloushallinnon avulla. Esimerkiksi ostolaskun osalta aikaa säästyy noin 13 minuuttia per lasku. Jos kirjanpitäjältäsi säästyy noin 10 minuuttia ostolaskun käsittelemiseen, tarkoittaa se sitä, että 30 ostolaskun käsittelemisen osalta säästyy yhteensä 5 tuntia kuukaudessa! Vuositasolla aikaa säästyy noin 60 tuntia.

Tilitoimistot veloittavat noin 60 euroa tunnilta. Jos kuukaudessa säästyy viisi tuntia, tarkoittaa se sitä, että sinulta yrittäjänä säästyy noin 300 euroa kuussa. Vuodessa säästäisit 3600 euroa – melkoinen summa! Tämä oli karkea esimerkki, mutta antaa kuitenkin osviittaa siitä, miten paljon digitaaliseen kirjanpitoon siirtyminen voi säästää sekä aikaa että rahaa. 

Millainen taloushallinnon järjestelmä on paras?

Vaikka olisit hoitanut kirjanpitosi paperisena kymmenet vuodet, voit koska tahansa päättää päästää itsesi helpommalla ja valita tilitoimiston, mikä tarjoaa digitaalista kirjanpitoa. Voi olla, että oma tilitoimistosikin on jo siirtynyt digiaikaan, tai suunnittelee tämän edistysaskeleen ottamista. 

Taloushallinnon järjestelmiä on monenlaisia, ja ne ovat yleensä varsin yksinkertaisia. Opit käyttämään niitä sujuvasti jo parin kerran jälkeen. Varmista kuitenkin, että uusi taloushallinnon järjestelmäsi on tarpeeksi monipuolinen, ja mieluiten pilvipalvelulla varustettu. Hyvästä järjestelmästä löytyy ainakin verkkolaskutusmahdollisuus, eli voit vastaanottaa ja lähettää sähköisiä laskuja. Järjestelmässä tulisi myös olla mahdollisuus hoitaa maksuliikennettä. Lisäksi siinä tulisi olla mahdollisuus tallentaa ja arkistoida sähköisiä kuitteja, saada erilaisia raportteja ja tehdä viranomaisilmoituksia (kuten arvonlisäveroilmoituksia, joita pitää laatia useimmillaan kerran kuussa). Tällainen paketti helpottaa sinun ja kirjanpitäjäsi arkea melkoisesti – ette varmasti tule katumaan digitaaliseen kirjanpitoon siirtymistä!

Jää tämä artikkeli

Facebook
Twitter